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管理者通常注重管理下属,但实际上,管理上司也是管理者的一项重要责任。要想成功地完成一些高难度工作,必须与上级进行有效沟通,并得到上司的帮助,由上司提供必要的信息、资源支持。要想做到这一点,就必须建立和维持和谐的上下级关系。但遗憾的是很少有管理人员重视管理上司问题,从没想过要去管理上司甚至认为根本就没有办法去管理上司。
(一)通常的几种做法:
1、设法了解上司的工作目标、工作方式、他所承受的压力及其优缺点。
2、了解自己的工作需求、工作目标、个人风格及优缺点。
3、建立一种满足双方需要和各自风格的上下级关系。
4、积极努力维持这种关系,包括及时与上司沟通、保持诚信以及有选择地占用上司的时间和其他资源。
(二)具体做法:
1、要事先主动地了解上司的目标、难题与压力,同时也必须注意观察上司的日常行为所透露的各种信号和包含的信息。
2、了解上司的办事风格也非常重要,特别是在换了一个新上司时。首先要了解上司的为人处世及管理风格。他喜欢事必躬亲还是着眼大处?喜欢哪一种沟通方式。
3、列出上司的优缺点,进行有针对性的分析。
如果你的旧上司办事一丝不苟,而新上司则是一个不拘小节的领导者。后者必须要得到下级详细的报告才行。作为下属就应该意识到这一点,还要特别注意提前将会议的相关信息和主要议程以书面形式送交给他。经过这些准备工作之后,你们共同参加的会议就会很有成效。
如果你并没有看出新上司的办事风格与其前任有何区别,你就不会给新上司准备必要的会议背景资料,而上司也觉得你没有对会议进行充分准备。他要花很多时间问你相关信息。因为这会造成会议的低效率,而且重要的是他会觉得没有面子。你应该准备好上司需要的一切会议相关资料,让他了解公司现在的动态,在会前进行详细汇报,让他在会上侃侃而谈,而不是由你在会上炫耀、出风头。
尤其在各种内部会议上,如果你想要提出问题就必须先准备好问题的答案,最好还要准备好支持你观点的资料。大多数上司不喜欢只提出问题而没有解决方案的下属,如果你不仅仅提出问题而且还有答案,同时还表示你愿意承担问题的责任,上司就会觉得你是一个有责任心的好下属。
在上下级关系中的注意事项:
(一)上下级关系是双向互动对等的,你的上司只占上下级关系的一半。与上司建立良好的上下级关系还要求你必须了解自身的特点:个人风格、优点和缺点。
知彼知己,百战不殆。建立一种良好的上下级关系也要在充分了解双方的前提下建立一套满足双方需求的工作方法。
1、工作方法要适应双方的工作风格。如果你与上司合作了一段时间后,发现上司在开会时经常走神。而你在讨论时经常跑题,去探讨并不重要的问题背景、其他方案等。而恰恰上司不喜欢过多地讨论背景细节。一旦你的讨论偏离会议主题,他必然会变得心不在焉。
这时你就应该在了解上司特点的前提下,意识到双方工作风格的差异,开会时就要言简意赅、直奔主题。每次会议前事先准备好要讨论问题的纲要,开会时按照提纲的思路讲。如果必须讲一些展开的内容,也要预先声明。这种改动不仅让会议更高效,也会减少与上司的冲突,你和上司的关系也会渐渐变得融洽。
2、调整自己的工作方式。每个人对别人提供的信息都有自己喜欢的接收方式,这时候下属为了更好地与上司沟通就该调整自己的工作方式。有些上司喜欢从书面报告中获取信息,而另外一些上司喜欢下属直接口头汇报。如果你的上司属于前者,你最好把重要事项或建议写成书面报告,然后再与其讨论。如果你的上司属于后者,那你最好亲自向他汇报工作。
3、下属通常还可以根据上司的决策风格来调整自己。有些上司喜欢亲自参与决策和解决问题,这类上司是参与性比较强的,他们希望随时掌握工作的进展。通常,这种风格决定了他们希望部下及时向他们汇报工作。参与性强的上司总喜欢以某种方式参与相关工作,因此,最好的做法就是让他一开始就参与决策。另外一些上司则喜欢授权。他们希望部下只有在遇到棘手问题时或出现重大变故时再去找他们。
(二)另外,上下级间取长补短式的主动调整对建立良好的上下级关系也非常重要。
(三)建立良好的上下级关系还需要在关键问题上采取一种良好的沟通方式。
那些自以为已经掌握上司心思的下属往往会在工作中遇到麻烦。当然,有些上司会向下属明确、细致地说明他们的想法。但是,大部分人不会这么做。另外,尽管许多公司建立了供同事们交流看法(例如正式的规划流程、职业生涯评估、绩效评估等)的沟通平台,但是这些平台并不能充分发挥作用。
管理上司还有以下的忌讳:
首先,绝对不要让上司感到意外。上司大多不喜欢“大吃一惊”,他们会觉得没有安全感和被蒙蔽,因此会不再信任下属。
其次,绝不要轻视或者小瞧自己的上司!也许上司有时真的很无知或者愚蠢。但是,高估上司是最安全的做法。如果你轻视上司,他又很不大度,他就会伺机报复,那么你就会断送自己的职业生涯。
总之,管理上司既是一门科学又是一门艺术,但其在我们的日常管理工作中却有着举足轻重的作用,其重要性是不言而喻的。(李亚,南开大学经济学博士、工商管理博士后、副教授、研究生导师。现任南开大学公司治理研究中心民营企业研究室主任。)