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目前,市场信息披露往往不够充分,交易双方信息不对称,这使得企业遭遇恶意的商业欺诈以及失信行为时容易遭受损失。根据多年为企业做法律顾问的经验,本人总结了一套方法,即“建立法律档案库”,也就是将企业与客户之间的所有证据集中到法律档案库,专人负责,登记造册,分类保存,这一方式已得到了不少企业的认可和采用。
典型现象
案例一:
A公司委托B公司加工制作手机,委托C公司加工制作手机外壳的模具(作者为该公司法律顾问和代理律师),并指定C公司为B公司手机外壳的供应商。然而,由于该项目进展不顺利而夭折,数年后,A、B公司发生诉讼,A公司指责B公司制作的手机有质量问题,其中包括手机外壳,并将C公司列为第三人参加诉讼,C公司将数年前制作并封存的经A公司老总签字确认手机外壳样品(约定的质量标准)出示给法庭,证明C公司制作的手机外壳已达到当初约定的质量标准,故无任何过错。上述项目虽于数年前既已夭折,由于C公司建立了法律档案库,从而使上述封存的样品得以保存,否则,很可能因经办人多次更换造成该证据灭失。
案例二:
A公司拟起诉B公司,诉前根据法律档案库提供的B公司的账号,通过法院顺利地对B公司进行了诉前保全。虽然B公司公开的账号无款,实际存有巨款的账号很隐蔽,但由于A公司数年前在与B公司正常交易时,B公司尚无防范心理,在向A公司多次付款过程中,不经心将其几乎所有的真实账号暴露给了A公司,A公司的财会人员将支票、汇票的账号悄然记下并提供给法律档案库。因此,A公司诉讼保全的顺利完成得益于数年前的未雨绸缪。
案例三:
A公司(作者为该公司的法律顾问和代理律师)拟起诉B公司,B公司由于被其他公司收购后仅留一空壳,无被执行能力。然而,数年前A公司的财会人员根据法律顾问的工作要求,在与B公司的财会人员聊天时了解到C公司拖欠B公司巨额货款,并将此情况提供给了法律档案库。今A公司拟起诉B公司,根据法律档案库提供的这一信息,依据最高法院关于适用《民事诉讼法》若干问题的意见第105条:“债务人的财产不能满足保全请求,但对第三人有到期债权的,人民法院可以依债权人的申请裁定该第三人不得对本案债务人清偿。该第三人要求偿还的,由人民法院提存财物或价款。”的规定,向法院提出裁定C公司对B公司的债务不得偿还的申请(旨在判决后直接申请法院执行B公司的该债权)。此时,B公司见再拖欠已无意义,从而起到了“不战而屈人之兵”的效果,该效果无疑又得益于法律档案库的建立。
律师分析
1、为使企业在将来可能发生的诉讼、诉讼保全(起诉后申请法庭查封被告账号或财产)或诉前保全(起诉前申请法院查封被告账号或财产)、向法院申请执行时做到证据齐全、有备无患,防患于未然。
2、有的经办人并未意识到手中的有关资料或文件日后会成为重要的证据,在日常工作中未注重保留,从而造成灭失或丢失。
3、有的经办人提出辞职或被辞退时,由于对公司或老板不满,从而在交接工作时,出于泄私愤而未将手中的证据移交给公司。更有甚者,在经济利益的诱惑下,背叛公司利益,勾结客户,将手中的证据视为商品,与客户进行肮脏的交易。
综上,法律档案库收集保留了证据,并对证据的灭失和丢失起到积极的防范作用。
对企业的启发
1、凡与客户签订的合同,有关合同鉴定和履行的来往信件、传真、电子邮件以及客户的账号,客户的债务人等信息和资料,全部由档案库集中保存。
2、经办人员将发生和收集的证据原件在一星期之内必须提交档案库,自己只留复印件,需要原件时再向档案库借用。
3、法律档案库的所有证据目录在其主管部门均有备案,法律档案库的管理人员与企业签订的劳动合同约定,若造成证据损毁、灭失、丢失,则承受经济处罚。